PERSPECTIA S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901746352-8, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con correo electrónico de contacto y notificaciones info@perspectia.io (en adelante, “PERSPECTIA” o la “Compañía”), en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre la protección de datos personales en la República de Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) para regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, procesamiento y supresión de datos en sus plataformas, incluyendo el software Clozzer.

1. Roles en el tratamiento de datos

Para efectos de la presente Política y la operación de la plataforma Clozzer, se diferencian dos roles claros:

• PERSPECTIA como Responsable del Tratamiento: aplica sobre los datos personales que los Clientes, Usuarios, Proveedores y Empleados suministran directamente a PERSPECTIA para la creación de cuentas, facturación, soporte y gestión de la relación comercial.
• PERSPECTIA como Encargado del Tratamiento: aplica cuando el Cliente almacena, carga o procesa información de sus propios contactos, prospectos o clientes dentro de Clozzer. En este caso, el Cliente actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de dichos datos, y PERSPECTIA procesa dicha información por cuenta y mandato del Cliente para la prestación del servicio.

2. Datos recolectados

PERSPECTIA podrá recolectar y tratar los siguientes datos personales:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellido, número de identificación, cargo, empresa, correo electrónico, número telefónico / WhatsApp y dirección corporativa.
• Datos de uso de la Plataforma: información de inicio de sesión, registros de actividad dentro del software, historial de uso del asistente de Inteligencia Artificial (Vera), datos procesados mediante OCR (lectura de documentos/tarjetas) y registros de soporte técnico.
• Datos de integraciones de terceros: información de cuentas de correo o calendarios (como Google Workspace / Outlook) vinculadas voluntariamente por el Usuario para el envío de seguimientos o agendamiento de citas (ver sección 9).

3. Finalidades del tratamiento de datos

Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Habilitar el acceso, registro y funcionamiento técnico de la plataforma Clozzer.
• Gestionar la facturación electrónica, cobros y cumplimiento de obligaciones fiscales ante la DIAN.
• Prestar soporte técnico, atención al cliente y coordinar actualizaciones del servicio.
• Ejecutar las funcionalidades de asistencia con Inteligencia Artificial (Vera) y procesamiento óptico (OCR) solicitadas por el Usuario.
• Enviar notificaciones relativas al estado de la cuenta, seguridad, cambios en los términos o informativos sobre el servicio.

4. Compromiso de privacidad e inteligencia artificial

PERSPECTIA declara expresamente que:

• No comercialización: los datos personales o comerciales cargados en las plataformas de PERSPECTIA no serán vendidos, alquilados ni transferidos a terceros para fines publicitarios ajenos a la prestación del servicio.
• Modelos de IA: los datos, documentos y mensajes procesados por los clientes en Clozzer no se utilizan para entrenar modelos públicos de Inteligencia Artificial de terceros. El uso de APIs de IA se realiza bajo canales empresariales con acuerdos de confidencialidad y no retención de datos.

5. Derechos de los titulares (derechos ARCO)

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PERSPECTIA.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informados del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia por infracciones a la ley de datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Procedimiento para el ejercicio de derechos

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de consulta, reclamo o supresión enviando una solicitud formal al correo electrónico oficial:

• Correo de notificaciones: info@perspectia.io
• Atención: Área de Protección de Datos — PERSPECTIA S.A.S.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia

Tiempos de respuesta:

• Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
• Reclamos o solicitudes de supresión: serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles.

7. Seguridad de la información

PERSPECTIA adopta medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a la infraestructura opera bajo protocolos cifrados (TLS/SSL) e infraestructura en la nube protegida.

8. Vigencia y modificaciones

La presente Política rige a partir de su publicación. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la relación comercial o contractual con el Cliente, más el tiempo exigido por la ley colombiana para la conservación de archivos contables y fiscales.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será comunicado oportunamente a través de nuestro sitio web o por correo electrónico.

9. Datos de Google y Uso Limitado

Cuando conectas tu cuenta de Google, solicitamos los permisos gmail.send (enviar correos en tu nombre), calendar.events (crear eventos de seguimiento en tu propio Google Calendar) y la dirección de correo de tu cuenta de Google. No leemos tu bandeja de entrada ni tus correos existentes, ni leemos o modificamos el resto de tu calendario.

Usamos ese acceso únicamente para dos funciones que tú inicias: (1) redactar y enviar correos de seguimiento que tú revisas y apruebas dentro de Clozzer, y (2) crear eventos de seguimiento en tu propio Google Calendar cuando lo confirmas (incluyendo actualizarlos o eliminarlos a tu solicitud). No usamos estos datos para publicidad, no los vendemos y no los transferimos a terceros, salvo a los proveedores estrictamente necesarios para operar el servicio (ver sección 11).

El uso y la transferencia que Clozzer hace de la información recibida de las APIs de Google se adhiere a la Google API Services User Data Policy, incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

Los tokens de acceso a Google se almacenan cifrados (AES-256-GCM) y solo se usan desde nuestros servidores. Puedes desconectar tu cuenta de Google en cualquier momento desde tu perfil; al hacerlo revocamos el acceso en Google y eliminamos los tokens almacenados.

10. Analítica y grabación de sesiones

Usamos PostHog para entender cómo se usa Clozzer y en qué parte se traba la gente, y así mejorarlo.

• En clozzer.ai registramos las páginas que visitas y los botones que presionas, y grabamos la sesión (cómo recorres la página). Para reconocer tu navegador entre visitas, PostHog guarda una cookie propia en clozzer.ai.
• En la aplicación grabamos la sesión con todo el texto y las imágenes ocultos: vemos por dónde navegas y qué presionas, pero no los datos de tus clientes, contactos, facturas ni tus conversaciones con Vera. No grabamos los reportes que compartes por enlace ni la captura de tarjetas de presentación.
• Cuando inicias sesión, asociamos tu actividad a un identificador interno de tu cuenta, tu organización, tu rol y tu plan. No enviamos tu nombre, correo ni teléfono.
• Las grabaciones se eliminan a los 30 días. No usamos estos datos para publicidad y no los vendemos.

Puedes bloquear estas cookies desde la configuración de tu navegador, o escribirnos a info@perspectia.io para que eliminemos tus datos de analítica.

11. Proveedores que procesan datos

Para prestar el servicio, PERSPECTIA se apoya en los siguientes proveedores:

• Supabase — base de datos, autenticación y almacenamiento.
• Vercel — alojamiento de la aplicación.
• Google — envío de correos (Gmail API) y creación de eventos de seguimiento (Google Calendar API), cuando conectas tu cuenta.
• OpenAI — procesamiento del asistente Vera.
• PostHog — analítica de uso y grabación de sesiones, en servidores de la Unión Europea.